Handbook of people commitment

I har fået en fed idé, som I gerne vil føre ud i livet på Ungdomsøen. For at tage næste skridt i rejsen mod at se jeres idé komme til live, skal I danne en engagementsgruppe. Det er en gruppe af unge, som samles om at gøre en idé til virkelighed. Men hvordan starter I en engagementsgruppe, og hvordan får I penge til jeres projekt?

Åben guiden som PDF her. [MANGLER]

Sådan starter I jeres engagementsgruppe

For at danne en engagementsgruppe på Ungdomsøen er der to krav:
• I skal minimum være 2 personer for at starte en gruppe
• Alle engagementsgrupper skal have en tovholder

Tovholderen har ansvaret for:
• Kontakt til en engagementskonsulent på Ungdomsøens sekretariat.
• Gruppens økonomi, herunder budget og regnskabsstatus på de penge I kan få tildelt af Ungdomsøens projektpulje.

Hvordan I ellers organiserer jer, hvor mange I er, og hvordan I arbejder, er helt op til jer.

I har også mulighed for at få oprettet en fælles ungdomsø-mail for gruppen, hvis I ønsker det

Engagementskonsulenterne hjælper jer

På Ungdomsøen er det jer, som leder jeres projekter. Derfor skal jeres gruppe som udgangspunkt være selvkørende, men I kan få støtte af engagementskonsulenterne på Ungdomsøens sekretariat.

De kan hjælpe med:
• Et opstartsmøde, hvor vi hjælper jer med at komme i gang med jeres projekt og kan spare med jer om alt fra budget og fundraising til projektledelse og praktiske spørgsmål. Kontakt os for et opstartsmøde på engagement@ungdomsoen.dk

• Invitation til Ungdomsø-weekender fire gange om året, hvor alle engagerede mødes for at dyrke fællesskabet, lære øen bedre at kende og arbejde på projekter. Her kan I også deltage i forskellige workshops, hvor I lærer at lave projekter, eller ø-råd, hvor unge mødes for at få indflydelse på Ungdomsøen og hvad der skal ske derude.

• Mulighed for at bruge Ungdomsøens faciliteter gratis.

• Fri adgang til Ungdomsøens kontor på Holmen eller Ungdommens Demokratihus, som ligger i Kødbyen, hvor I kan holde møder.

• En lille pose penge til at dække jeres udgifter til mad, transport og materialer og eventuelt støtte til at lave et budget eller søge fonde.

• Et månedligt nyhedsbrev til engagerede med nyheder og tilbud om sociale og faglige events, I kan deltage i. I kan også som engagementsgruppe dele nyheder og events med andre engagerede via nyhedsbrevet. Skriv jer på modtagerlisten her.

På Ungdomsøen kan alle engagementsgrupper søge om at få dækket basale udgifter til blandt andet mad, materialer og transport. Alle grupper kan I gennemsnit få følgende:

• Forplejningspenge til møder på 75 kroner per person per gang

• 2.500 kroner til jeres projekt (og max op til 5.000 kroner)

• Færgetransport til øen i forbindelse med projektarbejdet

• Tilskud på op til 200 kroner til bus eller tog tur/retur for gruppemedlemmer, der krydser en region for at deltage i møder eller aktiviteter.

Hvis overstående ikke passer til den måde I gerne vil engagere jer på, eller I har brug for flere midler til at realisere jeres projekt, så kontakt engagement@ungdomsoen.dk, så kigger vi på hvilke muligheder der er. Engagementskonsulenterne kan også hjælpe jer med at søge fonde.

Første skridt til et godkendt budget er at udfylde skabelonen for budget og regnskab. [MANGLER]

Alle engagementsgrupper kan få et gavekort til Sparshipping, som er færgen, der sejler i rutefart til Ungdomsøen fra 1. maj til 1. oktober. På den måde kan I let booke jeres færgebilletter til Ungdomsøen uden selv at hive penge op af lommen.

Trin for trin guide

1. Skriv til engagement@ungdomsoen.dk med jeres gruppenavn, antal gruppemedlemmer og hvor mange ture til øen, I planlægger den nærmeste tid.

2. Tovholderen modtager derefter et gavekort på mail med en kode, I skal anvende, når I køber billetter. Gavekortet kommer fra Sparshipping, og du skal være opmærksom på, at det kan lande i dit spamfilter.

3. Se færgeafgange på https://sparshipping.dk/sejlplan-priser/

4. Køb jeres billetter på https://sparshipping.dk/ungdomsoeen/billet/. Vær opmærksom på at ungebilletter kun er fra 15-25 år, selvom at Ungdomsøens målgruppe er op til 30 år.

Regler for brug af gavekort

• Tovholderen i engagementsgruppen er ansvarlig for at administrere gavekortet

• Gavekortet må kun anvendes i forbindelse med projektarbejde i jeres engagementsgruppe. Tager I på øen for at hænge ud og hygge jer i jeres fritid, er i hjertens velkomne, men så skal I selv betale jeres færgebillet.

Godt at vide

Når I køber billetter, har I mulighed for at tjekke, hvor mange penge I har tilbage ved at trykke på knappen ”Tjek kode”. Her vises beløbet og hvornår gavekortet udløber (et gavekort har en varighed på 2år).

Når gavekortet er ved at være brugt op, kan det være, at der er et restbeløb, som ikke rækker til en færgebillet. Hvis I selv lægger et restbeløb ud for en færgebillet, kan I få jeres udlæg refunderet. Læs vores refusionsguide her [indsæt refusionsguide]

Når gavekortet er brugt op, kan I anmode om et nyt.

Der er arbejdsaftener på øen for alle engagerede hver onsdag i ulige uger. Her kan I altid tilmelde jer og så sørger sekretariatet for at booke jeres færgebillet, og I behøver altså ikke anvende jeres gavekort. Tilmeld jer her. [indsæt link til nemtilmeld]

Nogle gange kan det ske, at du er nødt til selv at lægge penge ud i forbindelse med et Ungdomsø-projekt, Det kan eksempelvis være til en togbillet, når du skal til Ungdomsø-weekend, eller maling, du skal bruge til dit projekt på øen. Hvis du har brug for at få pengene refunderet, skal du følge denne

Trin for trin guide

1. Tag et billede af din kvittering

2. Gem billedet som JPEG- eller PDF-fil. Det kan du gøre ved at sende billedet til din egen mail og gemme billedet som JPEG/PDF på din computer. Det er vigtigt, at det bliver gemt som en JPEG-eller PDF-fil

3. Har du handlet over nettet og modtaget kvittering på din mail, så gem ligeledes din kvittering på din computer i PDF-format

4. Vedhæft PDF’en eller billedet i en mail (OBS – den må ikke sendes direkte i mailen, da bogholderiet ikke godkender dette)

5. I EMNEFELTETET skriver du: ”Udlæg, dit navn, beløb, reg- og kontonummer og hvad pengene er brugt på”. Se eksempler nedenfor

6. Send mailen til engagement@ungdomsoen.dk og sæt tovholderen for din engagementsgruppe cc på mailen, hvis udgiften er en del af et projekt

Eksempler på emnefelt

”Udlæg, Betty Madsen, 120DKK, reg/konto 3221 2356231, færgebillet til værtsvagt”

”Udlæg, Preben Madsen, 75DKK, reg/konto 3221 2356231, forplejning til møde i kommunikationsgruppen”

”Udlæg, Cody Madsen, 200DKK, reg/konto 3221 2356231, bus/tog fra Århus til Ungdomsø-weekend”

Regler i forhold til refundering

Pengene bliver kun refunderet, hvis du har sendt dine kvitteringer korrekt i følge denne guide.

Send din kvittering afsted, så hurtigt som muligt og senest 2 uger efter købsdagen. Er kvitteringen ikke sendt indenfor 2 uger, dækker Ungdomsøen som udgangspunkt ikke dit udlæg.

Udlæg refunderes hver uge og lander som udgangspunkt på din konto torsdagen efter dit udlæg. Få undtagelser kan forekomme så tag endelig fat i os, hvis pengene ikke er ankommet til tiden.

Du kan som altid fange os på engagement@ungdomsoen.dk.

Introduktion til alkoholpolitikken

Denne politik beskriver, hvordan engagerede internt forholder sig til alkohol i Ungdomsøens fællesskab. Denne politik gælder både arrangementer for engagerede på selve Ungdomsøen og på land. Del 1 handler om generelle forhold i forhold til alkohol, og del 2 handler om opfordringer til arrangører af arrangementer for engagerede i forhold til alkohol.

Formålet med denne politik er at synliggøre hvordan engagerede forholder sig til alkohol og skabe en ægte åben kultur om alkohol på Ungdomsøen.

Generelt

Det er tilladt at drikke alkohol på Ungdomsøen. Ungdomsøen skal være et sted, hvor der er plads til alle – uanset om man har lyst til at drikke alkohol eller ikke har. Alle skal tilstræbe at gøre det på en sådan måde, at det ikke skaber utryghed eller dårlige oplevelser for nogen.

Ungdomsøen accepterer ikke nogen form for gruppepres eller tvang. Det skal være trygt at takke både ja og nej til alkohol.

Opfordringer ved planlægning og afholdelse af arrangementer for engagerede

I planlægningen og afholdelsen af arrangementer for engagerede, hvor der er alkohol til stede, bør det sikres, at der er lige muligheder for at drikke alkoholfri alternativer. Det forventes at engagerede deltager i programpunkter, selvom der er eksempelvis har været fest før. Ydermere kan de ansvarlige for et arrangement vælge at gøre det klart, hvilke tidspunkter det forventes at engagerede ikke er påvirket af alkohol.

For at sikre tryghed, kan det ved afholdelse af alle arrangementer tydeliggøres, hvad nummeret til den arrangementsansvarlig er. Arrangørerne kan overveje at vælge en eller flere “ædruvagter”, som alle ved, at de kan gå til.

Vedtagelse og gyldighed

Vedtaget på Ø-rådet d. 13. marts 2021 af de engagerede, der deltog på ø-rådet.

Fremtidige ændringer af denne politik skal ske på et ø-råd, hvor det er en del af den officielle dagsorden.